Тайм-менеджмент, или Как все успеть

Правильная «программа»

Твое утро должно начинаться с улыбки. Подумай о приятном. О том, что ты полна сил и энергии. Открой глаза, сладко потянись. Встав с кровати, сразу ее застели. Зайди в ванную и прими душ, приведи в порядок лицо, волосы. Выпей кофе и хорошенько позавтракай, покорми свою семью и домашних любимцев. И вот только теперь можно начать заниматься делами. Правильная утренняя программа очень важна для дальнейшего расклада дня. Начав со спешки, ты рискуешь ничего не успеть и провести день в стрессе. Многие успешные люди говорят, что их секрет – в грамотном планировании.

– Есть такая формула: 10 минут, потраченных на планирование завтрашнего дня, сэкономят 2 часа времени, – говорит практический психолог Ольга Феоктистова. – Очень много нашей энергии уходит на реагирование, а планирование помогает нам подготовиться к событиям и затем потратить меньше времени на само дело. Необходимо вводить «зеленые зоны», чтобы дела шли не впритык, а были в запасе, скажем, полчаса и 15 минут отдыха тогда, когда мы почувствовали себя усталыми.

На что ты тратишь время?

Важно чувствовать время. Для кого-то это врожденный навык, но если это не так, его легко можно развить. Просто периодически спрашивай себя: который час? Не менее важен хронометраж, т.е. нужно точно знать, на что и сколько времени у тебя уходит. Фиксируй свои действия на бумаге! Каждые 15 минут в течение недели записывай, что ты делаешь. И не просто «обедаю» или, в особенности, «работаю», а подробные действия. Поглотителями твоего времени чаще всего оказываются: компьютер, телевизор, телефон и некоторые коллеги, которым ты не в силах отказать в просьбе или общении, потому что не хочешь показаться невнимательной и неотзывчивой. После того, как ты выявила, в какие ловушки ты попадаешь, и устранила их, в твоем режиме дня обнаружатся дополнительные 2-3 часа времени. Переструктурировав свой рабочий день, даже поработав  много и интенсивно, ты не будешь возвращаться домой как выжатый лимон.  

Проверено!

Синьор Помидор

Помни, сложные и важные дела нужно выполнять в первой половине дня, когда мы полны сил и вдохновения (независимо от того, «жаворонок» ты или «сова», правило распространяется на всех). На вторую половину дня оставь простые дела. Не забывай, что многие вещи можно делать одновременно. Например, просматривать корреспонденцию и говорить по телефону.

Большие проекты следует разбивать на части и не стремиться сделать все и сразу, иначе на борьбу со стрессом ты потратишь слишком много бесценного времени. Кроме того, важно помнить свои цели – куда направлен вектор тех или иных действий.

Сайт pomodorotechnique.com описывает интересную «помидорную» технику, которая помогает организовать свое время на работе. У тебя есть таймер в виде помидора (как вариант – апельсина и т.п. или самый обыкновенный). Заводишь его на 25 минут и делаешь некое дело или конкретную его часть за это время, при этом ни на что не отвлекаешься. Если заходит коллега поболтать, показываешь ей помидор и говоришь: «Прозвенит, уделю тебе внимание». Когда раздастся звонок, пять минут отдыхаешь – общаешься с коллегами или пьешь чай. Потом новые 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Составь список дел!

Плохие тайм-менеджеры записывают в ежедневник 15 дел, ничего не успевают, нервничают и засиживаются на работе до полуночи, пока все не переделают. На следующий день история повторяется, потом еще раз и еще. В результате человек утомляется и эффективность его действий снижается. Лучше брать 5-6 средних по сложности дел и работать над ними в течение дня.

Дайншифтинг

Но стоит ли абсолютно все подчинять своему контролю и расписывать каждую минуту? Профессионалы говорят, что жесткий учет не нужен. А во всем важна гармония!

– В моем понимании тайм-менеджмент – это управление не только своим временем, но и своей энергией. Это гармония между всеми сферами  жизни: физической, эмоциональной, интеллектуальной и духовной, – говорит лайф-коуч Айя Берёза. – Пять лет назад, когда экономика Латвии активно развивалась, люди гордились тем, что мало спят и много работают, а соответственно, и много зарабатывают. В то время был особенно популярен Стивен Кови и его книги о личной эффективности и организации своего времени. Сейчас же преобладает явление slow food и downshifting – когда ты медленно ешь и наслаждаешься жизнью. И далеко не только кризис стал причиной такой «перестройки».

Плодотворный отдых

Каждому человеку нужен один день в неделю исключительно для себя. Важно отметить, что это не времяпрепровождение с семьей и детьми. Это отдельный день, когда ты можешь делать исключительно то, что нравится лично тебе: хочешь – лежи на диване и облака считай, хочешь – с подругой в кино сходи. Автор ежедневника «365 дней очень творческого человека», кстати, предлагает другую схему: 45 минут работаешь, 15 минут отдыхаешь. Возможно, этот вариант тебе  покажется удобнее и реальнее.

Отдыхать тоже нужно грамотно и задумываться, на что мы тратим время.

* Выбирай тот вид отдыха, который максимально окупится в будущем. Если после двухчасового просмотра любимого сериала твоя эффективность возрастает, то это самый полезный досуг.

* Любая смена деятельности – это тоже отдых.

* Рекомендуется почаще задавать себе вопрос: что ценного/полезного я получу, если инвестирую свое время в тот или иной вид досуга? Например, если ты идешь в клуб «отдыхать» до утра, то после этого может потребоваться дополнительное время на восстановление организма. А нужно ли это?

Тайм-менеджмент для домохозяек

Американка под псевдонимом Fly Lady разработала свою систему уборки дома. По ее методу, ты не делаешь генеральную уборку раз в неделю, а убираешься каждый день, но ровно 15 минут. Например, в понедельник вытираешь пыль везде, во вторник моешь пол в одной комнате, в среду – в другой комнате и т.д. С одной стороны, ты не тратишь много времени сразу, а с другой – твой дом всегда идеально чист!

Полезная литература

«Жизнь на полной мощности», Джим Лоэр и Тони Шварц

«Как привести дела в порядок», Аллен Девид

«Принцип 80/20», Ричард Кох

«Главный навык высокоэффективных людей», Розалин Гликман

«Муза и чудовище: как организовать творческий труд», Яна Франк

Анна КОДИНА, фото: Shutterstock

Консультанты: Ольга Феоктистова, международная компания M.A.R.I.D.I., практический психолог, преподаватель курса НЛП, тренер по личностному росту

Айя Берёза, MakeYourLife.lv, сертифицированный лайф-коуч